Å bytte regnskapsfører kan virke komplisert, men med riktig tilnærming kan prosessen være både enkel og effektiv.
For mange bedrifter er det avgjørende å ha en regnskapsfører som leverer pålitelig og tilpasset støtte, og når behovene endrer seg eller samarbeidet ikke fungerer optimalt, kan et bytte gi store fordeler.
I denne artikkelen går vi gjennom hvorfor og når det kan være lurt å bytte regnskapsfører, og hvordan prosessen kan gjennomføres smidig.
Du får enkle steg-for-steg-råd om hvordan du håndterer overgangen, hva du bør tenke på når du vurderer nye tilbydere, og hvordan du kan sikre at den nye regnskapsføreren blir en god match for bedriftens behov.
Det kan være flere gode grunner til at en bedrift vurderer å bytte regnskapsfører. Et godt samarbeid mellom bedriftseier og regnskapsfører er avgjørende for å sikre nøyaktig regnskapsføring og økonomisk trygghet.
Når forholdet mellom partene ikke fungerer optimalt, eller det er rom for kostnadsbesparelser, kan det være en fordel å finne en ny regnskapsfører som bedre møter bedriftens behov.
Samarbeidet med regnskapsføreren bør være preget av gjensidig tillit og god kommunikasjon. Når det oppstår uoverensstemmelser, som for eksempel forsinkelser i oppgavene eller feil i rapportering, kan dette føre til stress og bekymringer for bedriftseieren.
Dårlig samarbeid kan skape usikkerhet rundt finansielle beslutninger og redusere bedriftens økonomiske kontroll.
Ved betydelige utfordringer knyttet til tilgjengelighet eller respons, kan det være på tide å vurdere en ny regnskapsfører som både forstår bedriftens unike behov og leverer pålitelig rådgivning.
Kostnadseffektivitet er ofte en viktig faktor ved vurdering av regnskapsførsel. Bedrifter søker vanligvis å redusere utgifter uten å gå på kompromiss med kvaliteten, og en sammenligning av priser og tjenester hos ulike regnskapsførere kan bidra til å identifisere mer økonomiske alternativer.
Dersom bedriften opplever at dagens regnskapsfører har en høy pris uten tilsvarende verdiøkning, kan det være verdt å utforske byråer som tilbyr skreddersydde løsninger til en mer konkurransedyktig pris.
Ved å se på ulike pakker og digitale løsninger, kan bedrifter også finne mer tilpassede tjenester som bedre dekker deres behov.
Ettersom bedrifter utvikler seg, kan også regnskapsbehovene deres endres. Ved vekst kan det oppstå behov for mer omfattende tjenester og større ressurser.
Dersom den nåværende regnskapsføreren ikke kan tilby den nødvendige støtten for denne utviklingen, kan det være en god idé å se etter nye alternativer.
Bedrifter som utvider virksomheten, starter nye prosjekter, eller endrer forretningsmodell, kan ha nytte av en regnskapsfører med spesifikke ferdigheter og mer moderne løsninger.
Nye krav fra myndigheter eller bransjeendringer kan også påvirke hvordan regnskapsførselen bør håndteres. Å bytte til en regnskapsfører som er tilpasset dagens regelverk og teknologiske krav, kan være et viktig skritt for å sikre at bedriften får den riktige støtten.
Digitalisering er blitt en essensiell del av effektiv forretningsdrift. Dersom regnskapsføreren ikke benytter moderne teknologi, kan det hindre bedriftens effektivitet og presisjon.
Manglende tilgang til digitale verktøy kan føre til tidkrevende prosesser og høyere risiko for feil. Gode digitale løsninger, som automatiserte systemer for fakturering og rapportering, kan redusere kostnader og sikre mer nøyaktige data.
Bedrifter bør vurdere regnskapsførere som er fremoverlente i sin teknologiske tilnærming og som stadig oppdaterer sine digitale kapabiliteter.
En regnskapsfører med fokus på digitalisering kan gi bedriften en mer strømlinjeformet og nøyaktig økonomistyring, noe som er viktig for å holde seg konkurransedyktig i dagens marked.
Det å bytte regnskapsfører krever både juridiske og praktiske hensyn for å sikre en smidig og korrekt overgang.
Oppsigelsestid, avtalevilkår, skriftlig oppsigelse og dokumentoverføring er viktige aspekter å vurdere. I tillegg må bedriften sørge for at prosessen overholder Finanstilsynets retningslinjer, noe som bidrar til at byttet skjer i samsvar med gjeldende lovgivning.
Oppsigelsestid varierer, men en vanlig tidsramme er ofte rundt tre måneder. Det er viktig å gjennomgå oppdragsavtalen for spesifikasjoner om oppsigelsestid, kostnader og eventuelle erstatningskrav dersom oppsigelsen skjer før perioden er over.
Noen regnskapsførere kan være villige til å korte ned oppsigelsestiden for å lette overgangen, men dette bør alltid bekreftes skriftlig.
Skriftlig oppsigelse er et viktig trinn for å dokumentere byttet. Oppsigelsen bør inneholde navn på den nåværende regnskapsføreren, dato for oppsigelse, og underskrift.
For å unngå misforståelser er det også lurt å spørre om eventuelle gjenværende oppgaver, slik at alle forpliktelser er avklart før overgangen.
All relevant dokumentasjon, som fakturaer, bilag, MVA-oppgaver og lønnsdata, må overføres til den nye regnskapsføreren.
Dette krever god kommunikasjon med den tidligere regnskapsføreren for å sikre tilgang og overføre dokumentene sikkert.
Bruk sikre overføringsmetoder for å beskytte sensitiv informasjon, og organiser alle filer slik at prosessen blir så effektiv som mulig.
Finanstilsynets retningslinjer for god regnskapsføringsskikk skal følges nøye. Disse retningslinjene gir trygghet om at alle prosesser er i samsvar med loven, og brudd på dem kan få alvorlige konsekvenser.
Det er også en god idé å sjekke oppdateringer i Altinn for relevant informasjon om lover og regler knyttet til regnskapsføring.
Det er vanskelig å gi et konkret tall på hvor mye du kan spare ved å bytte regnskapsfører, da besparelsen avhenger av faktorer som kompleksiteten i ditt regnskap og hvilke tjenester du trenger.
En god start for å vurdere potensielle besparelser er å sammenligne kostnadene og tjenestene hos din nåværende regnskapsfører med de alternativene du vurderer.
For eksempel kan en timepris være fordelaktig for deg som kun trenger sporadisk bistand og ønsker å gjøre mesteparten selv, som å få regnskapet kontrollert før innsending av næringsoppgaven.
På den andre siden kan en fastpris være ideell for bedrifter som ønsker en stabil, forutsigbar pris for et fast sett av tjenester.
Det er også lurt å undersøke eventuelle gebyrer og avgifter ved bytte av regnskapsfører. Noen kontorer kan kreve oppstartsgebyr eller andre tilknyttede kostnader, så å ha en oversikt over disse er viktig for å unngå uventede utgifter.
Sjekk også oppsigelsestiden og om du har fleksibilitet til å endre prismodell senere, hvis bedriftens behov skulle endre seg.
Ved å sammenligne prismodeller på denne måten kan du enklere vurdere hvor mye penger du potensielt kan spare.
Det er imidlertid viktig å ikke bare fokusere på kostnadene – riktig kompetanse, erfaring og kunnskap hos regnskapsføreren er like essensielt for å sikre god økonomistyring i bedriften din.
Når du bytter regnskapsfører, er det viktig å ta hensyn til rapporteringsperioder og avtalevilkår. Hvis du leverer MVA-oppgaver annenhver måned, kan det være nødvendig å vente til den nåværende MVA-perioden er over før du bytter.
Avklar med ditt nåværende regnskapskontor hvilken dato de skal avslutte sin føring, slik at overgangen blir jevn og at alle perioder er dekket.
Hvis du ikke er momsregistrert eller er fritatt for moms, kan du vanligvis bytte regnskapsfører når som helst. Bestem en passende startmåned for den nye regnskapsføreren slik at de kan føre fra en hel regnskapsperiode.
Husk også at de fleste regnskapskontorer har en oppsigelsestid, så start prosessen i god tid. Å være ute i siste liten kan føre til stress og utfordringer, så planlegg byttet nøye for en så smidig overgang som mulig.
De fleste regnskapskontorer har rutiner og sjekklister klare for nye kunder, noe som gjør overgangen til en smidig opplevelse. Her er en steg-for-steg guide til hvordan du bytter regnskapsfører:
Start med å velge en regnskapsfører som møter dine behov. Ta deg tid til å sammenligne alternativer, men husk at pris ikke alltid er det viktigste.
En dyktig og pålitelig regnskapsfører bør ha erfaring med din type virksomhet, og det er viktig å bygge tillit og ha et godt forhold til dem.
Når du har funnet en ny regnskapsfører, gir du beskjed til den nåværende regnskapsføreren om at du ønsker å avslutte samarbeidet. Angi startdatoen for oppsigelsen, og bekreft at de har overført alt materiale til den nye regnskapsføreren.
Ofte ligger alle nødvendige dokumenter allerede digitalt lagret i regnskapsprogrammet, men det er viktig å dobbeltsjekke at alt er klart.
For å starte samarbeidet trenger din nye regnskapsfører tilgang til dokumentasjon som inngående og utgående fakturaer, kundelister, kontoutskrifter, og årsregnskap.
Avhengig av systemene dere bruker, kan de enten fortsette i det samme regnskapsprogrammet eller overføre dataene til et nytt program. Dette gjør at den nye regnskapsføreren kan videreføre arbeidet uten opphold.
En god oppstart innebærer å avklare rutiner og forventninger. Gå gjennom tidligere regnskap for å sikre at alt er riktig overført og diskutér hvordan dere skal jobbe sammen fremover. Avklar hvordan regnskapet skal føres, og bli enige om rapportering og oppfølgingsrutiner.
Når den nye regnskapsføreren har overtatt, er det lurt å følge opp overgangen. Ta deg tid til å evaluere samarbeidet i de første månedene.
Pass på at de avtalte rutinene fungerer som planlagt, og at rapporter, fakturering og annen administrasjon håndteres som forventet.
Diskutér regelmessig med regnskapsføreren for å avklare om det er områder som kan effektiviseres ytterligere.
Dette kan være digitalisering av flere oppgaver, automatisering av fakturaer, eller implementering av enkle prosedyrer som sparer tid og gir deg bedre innsikt i økonomien.
Dersom du velger å beholde det eksisterende regnskapsprogrammet, trenger du bare å gi den nye regnskapsføreren tilgang til systemet.
Hvis du bytter til et nytt program, kan regnskapsføreren hjelpe med å overføre alle data. De fleste programmer har funksjoner for eksport og import, noe som forenkler prosessen.
Ønsker du opplæring i det nye regnskapsprogrammet? De fleste regnskapsførere tilbyr workshops eller individuell opplæring. Dette kan være nyttig dersom du selv skal fakturere, laste opp bilag, eller føre reiseregninger.
Alternativt har de fleste regnskapsprogrammer omfattende guider, videoer og kundestøtte.
En godt planlagt overgang sikrer en stabil og problemfri start med din nye regnskapsfører og gir deg trygghet i regnskapsføringen videre.
Når du skal velge en regnskapsfører for bedriften din, er det avgjørende å finne noen som forstår virksomhetens spesifikke behov.
En regnskapsfører skal ikke bare være en ekstern tjenesteyter, men en viktig rådgiver som kan tilpasse seg bedriftens utvikling. Her er noen punkter som kan hjelpe deg med å finne den rette regnskapsføreren:
Bedrifter i ulike størrelser har forskjellige krav til regnskapsførsel. Noen regnskapskontorer spesialiserer seg på små og mellomstore bedrifter, mens andre har erfaring med større selskaper med mer komplekse behov.
Velg en regnskapsfører som har god erfaring med virksomheter på ditt nivå, slik at de kan tilpasse tjenestene og forstå utfordringene din bedrift står overfor.
Definer hva du trenger hjelp med: ønsker du at regnskapsføreren skal håndtere hele regnskapet, eller vil du kun ha bistand med spesifikke oppgaver?
Noen bedrifter har behov for rådgivning om skatt og avgifter, mens andre trenger hjelp med implementering av regnskapssystemer eller jevnlig rapportering.
Sørg for å finne en regnskapsfører som kan møte dine spesifikke behov, enten det er fast oppfølging eller rådgivning på prosjektbasis.
Det er viktig at regnskapsføreren har relevant kompetanse og kvalifikasjoner innenfor bransjen din. Er de oppdatert på lover og regler? Har de erfaring med den spesifikke regnskapsprogramvaren du bruker?
Undersøk hvilken utdanning og etterutdanning de har, og om de er tilknyttet et autorisert regnskapskontor, noe som kan være et kvalitetstegn.
Regnskapsførerens prisstruktur kan variere mye. Vurder om det lønner seg å velge fastpris eller timepris, avhengig av hvor mye hjelp du trenger.
Lokalisering kan også være relevant, særlig hvis du ønsker regelmessige møter ansikt-til-ansikt. Med flere digitale løsninger kan imidlertid også regnskapsførere som ikke er lokalt tilgjengelige være gode alternativer.
Når du vurderer disse punktene nøye, kan du gjøre et veloverveid valg som sikrer at din nye regnskapsfører møter bedriftens behov på en trygg og profesjonell måte.