En forretningsfører er en profesjonell som ofte arbeider i sameier og borettslag for å håndtere økonomiske, administrative og juridiske oppgaver.
Rollen kan beskrives som en kombinasjon av daglig leder og regnskapsfører, der målet er å avlaste styret og sikre effektiv drift i henhold til gjeldende lover og regler.
Forretningsføreren fungerer som en viktig støttespiller for styret og beboerne, og deres arbeid har direkte påvirkning på sameiets eller borettslagets økonomiske og organisatoriske helse.
En forretningsførers arbeidsoppgaver varierer, men omfatter vanligvis følgende:
1. Økonomistyring og regnskap:
Forretningsføreren er ansvarlig for det økonomiske regnskapet, inkludert innkreving av felleskostnader, betaling av regninger og utarbeidelse av årsregnskap. Dette innebærer også løpende rapportering til myndighetene for å sikre at alt er i samsvar med regelverket.
2. Budsjettering:
Vedkommende bistår med å utarbeide budsjett som balanserer inntekter fra felleskostnader med kostnadene for drift og vedlikehold. Dette gir styret og beboerne en klar økonomisk oversikt.
3. Administrativ støtte:
Forretningsføreren håndterer kommunikasjon mellom styret og beboerne, og fungerer som kontaktpunkt for eksterne aktører som myndigheter, entreprenører og leverandører.
4. Vedlikehold og drift:
Praktiske oppgaver som koordinering av renhold, vaktmestertjenester og større vedlikeholdsprosjekter faller ofte inn under forretningsførerens ansvar.
5. Juridisk veiledning:
En forretningsfører med juridisk kompetanse kan bistå i konflikter som tvister om oppussing, støy eller mislighold av fellesutgifter. Dette sikrer en ryddig håndtering av uenigheter.
Ikke alle sameier eller borettslag er pålagt å ha en forretningsfører, men rollen kan være svært fordelaktig, spesielt i større enheter med komplekse behov.
Fordeler ved å ha en forretningsfører inkluderer:
En forretningsfører er ofte en autorisert regnskapsfører, men det er også vanlig at personer med annen relevant utdanning innen økonomi, administrasjon eller jus fyller rollen. Denne bakgrunnen gjør forretningsføreren godt kvalifisert til å håndtere et bredt spekter av oppgaver, fra budsjettering og regnskapsføring til administrasjon og konflikthåndtering.
Forretningsførere trenger solid kompetanse innen økonomisk styring for å kunne sikre en stabil drift og oppfølging av regnskapet i tråd med lover og forskrifter. I tillegg krever rollen en god juridisk forståelse, særlig når det gjelder de spesifikke reglene som gjelder for sameier og borettslag.
Rollen innebærer ofte dialog med både beboere og eksterne aktører som myndigheter eller leverandører, og derfor er sterke kommunikasjonsferdigheter essensielle. Forretningsføreren må også være administrativt dyktig for å kunne organisere praktiske oppgaver som vedlikehold, renhold og koordinering av vaktmestertjenester.
Denne kombinasjonen av økonomiske, juridiske, kommunikasjonsmessige og administrative ferdigheter gjør forretningsføreren til en viktig ressurs for å sikre effektiv drift og et harmonisk miljø i borettslag og sameier.
Samordnet registermelding er det offisielle skjemaet som brukes for å registrere nye selskap eller oppdatere opplysninger om eksisterende enheter. I skjemaet kan man spesifisere om en forretningsfører er utnevnt.
For borettslag og sameier som ønsker å ansette en forretningsfører, er det nødvendig å oppgi denne informasjonen ved registrering. Skjemaet brukes også dersom styret bestemmer seg for å endre forretningsfører.
Selv om det ikke er lovpålagt å ha en forretningsfører, kan det være en avgjørende beslutning for å sikre en smidig og effektiv drift av borettslag eller sameier.
Mindre sameier med få enheter kan ofte klare seg med at styret selv håndterer økonomiske og administrative oppgaver, særlig hvis styremedlemmene har relevant kompetanse og tid.
For større enheter, derimot, kan arbeidsmengden bli for omfattende og komplekse oppgaver vanskelig å håndtere uten profesjonell støtte.
Her kan en forretningsfører være en uvurderlig ressurs, spesielt når det gjelder å føre regnskap, budsjettere, håndtere innkreving av fellesutgifter og koordinere vedlikehold.
Ved å overlate disse oppgavene til en erfaren forretningsfører frigjør styret tid og ressurser til å fokusere på strategiske og overordnede beslutninger, noe som bidrar til både bedre økonomistyring og et godt bomiljø.
• Når styret mangler kompetanse eller kapasitet til å håndtere regnskap og drift.
• Når sameiet har komplekse juridiske eller økonomiske utfordringer.
• Når det er behov for å sikre høy kvalitet og effektivitet i vedlikeholdsprosjekter.
En forretningsfører kan være en uvurderlig ressurs når konflikter oppstår i sameier og borettslag. Situasjoner som uenigheter om fordeling av fellesutgifter, klager på støy, eller bruk og misbruk av fellesarealer kan raskt skape et belastende miljø både for beboerne og styret.
Her trer forretningsføreren inn som en nøytral tredjepart med både juridisk kompetanse og praktisk erfaring. Forretningsføreren kan tilby klare og juridisk funderte råd som sikrer at konflikter løses i samsvar med gjeldende lover, vedtekter og husordensregler.
Ved å håndtere konflikter på en profesjonell måte, bidrar forretningsføreren til å redusere stress og tidspress for styret, som ofte består av frivillige beboere uten spesialisert kunnskap. Deres tilstedeværelse kan også styrke tilliten blant beboerne ved å sikre at alle parter blir hørt og behandlet rettferdig.
Dette bidrar ikke bare til å løse konkrete konflikter, men også til å forebygge fremtidige uenigheter og opprettholde et harmonisk og godt bomiljø for alle.
Kostnadene for en forretningsfører varierer avhengig av størrelsen på sameiet eller borettslaget og oppgavene som skal utføres. Mindre sameier kan ofte dele en forretningsfører med andre enheter for å redusere kostnadene.
• Antall enheter i sameiet.
• Omfanget av oppgaver, som regnskap, vedlikehold og juridisk rådgivning.
• Om det er behov for spesialkompetanse, for eksempel i juridiske saker.
En forretningsfører er en viktig ressurs for sameier og borettslag som ønsker profesjonell håndtering av økonomiske, administrative og praktiske oppgaver.
Rollen avlaster styret, sikrer økonomisk kontroll og bidrar til et godt bomiljø. For større enheter eller komplekse situasjoner er det ofte en investering som gir betydelig verdi både for styret og beboerne.
Når du vurderer å ansette en forretningsfører, er det viktig å finne en kvalifisert kandidat med erfaring som passer behovene til ditt borettslag eller sameie. Med riktig person i denne rollen kan driften bli både enklere og mer effektiv.