En kontoplan er en organisert liste over alle kontoer som brukes i regnskapet. Hver konto har et nummer og et navn som beskriver hva den brukes til. Kontoplanen er ryggraden i bokføringssystemet og bestemmer hvordan transaksjoner kategoriseres.
I Norge følger de fleste bedrifter standarden NS 4102, som gir en felles struktur for kontoplanen. Denne standarden sikrer at regnskapet er sammenlignbart på tvers av bedrifter og at rapportering til offentlige myndigheter blir korrekt.
Tenk på kontoplanen som et arkivsystem for økonomiske hendelser. Hver transaksjon plasseres i riktig kategori slik at du kan hente ut meningsfulle rapporter. Uten en god kontoplan blir regnskapet uoversiktlig og vanskelig å bruke til beslutninger.
NS 4102 deler kontoplanen inn i åtte kontoklasser. Klasse 1 og 2 tilhører balansen, mens klasse 3 til 8 tilhører resultatregnskapet.
| Kontoklasse | Innhold | Eksempler |
| 1 | Eiendeler | Bankinnskudd, kundefordringer, varelager, maskiner |
| 2 | Egenkapital og gjeld | Aksjekapital, leverandørgjeld, lån, skyldig MVA |
| 3 | Driftsinntekter | Salgsinntekter, andre driftsinntekter |
| 4 | Varekostnad | Innkjøp av varer, frakt, toll |
| 5 | Lønnskostnad | Lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjon |
| 6 | Avskrivninger og andre driftskostnader | Avskrivninger, leie, kontorkostnader |
| 7 | Andre driftskostnader | Reklame, reiser, telefon, forsikring |
| 8 | Finansposter og skatt | Renteinntekter, rentekostnader, skattekostnad |
Kontonumrene i NS 4102 er firesifrede. Det første sifferet angir kontoklassen. De neste sifrene gir stadig mer detaljert informasjon. For eksempel tilhører konto 1920 kontoklasse 1 og er bankinnskudd.
Strukturen gjør det enkelt å navigere i kontoplanen. Alle kontoer som begynner med 3 er inntekter, alle som begynner med 5 er lønnskostnader. Innenfor hver klasse er kontoene sortert logisk fra generelle til mer spesifikke.
| Kontonummer | Kontonavn | Beskrivelse |
| 1500 | Kundefordringer | Utestående beløp fra kunder |
| 1920 | Bankinnskudd | Penger på bedriftens bankkonto |
| 2400 | Leverandørgjeld | Beløp bedriften skylder leverandører |
| 2740 | Oppgjørskonto MVA | Skyldig eller tilgode MVA |
| 3000 | Salgsinntekter | Inntekter fra hovedvirksomheten |
| 5000 | Lønn til ansatte | Brutto lønnskostnad |
| 6000 | Avskrivninger | Avskrivning av varige driftsmidler |
| 6300 | Leie lokaler | Husleie for kontor eller lager |
| 7770 | Bankgebyr | Kostnader til banktjenester |
| 8050 | Renteinntekt | Renter på bankinnskudd |
Standarden NS 4102 gir et rammeverk, men du kan tilpasse kontoplanen til din virksomhet. De fleste regnskapsprogrammer leveres med en ferdig kontoplan basert på NS 4102. Du kan legge til egne underkontoer for å spore spesifikke kostnader eller inntektstyper.
En nettbutikk trenger kanskje egne kontoer for fraktkostnader, returer og ulike salgskanaler. En konsulentbedrift kan ha behov for å skille mellom ulike typer honorarinntekter. Tilpasningen bør gjøres i samråd med regnskapsføreren din.
Kontering betyr å bestemme hvilken konto en transaksjon skal føres på. Riktig kontering er avgjørende for at regnskapet skal gi nyttig informasjon. Feil kontering er en av de mest vanlige regnskapsfeilene som gjøres.
Du kjøper kontorrekvisita for 2 000 kroner pluss 500 kroner i MVA. Konteringen blir: debet konto 6800 (kontorrekvisita) med 2 000 kroner, debet konto 2710 (inngående MVA) med 500 kroner, og kredit konto 1920 (bank) med 2 500 kroner.
Summen av debet skal alltid være lik summen av kredit. Dette dobbelte bokholderis prinsipp sikrer at regnskapet balanserer. Moderne regnskapsprogrammer håndterer mye av konteringen automatisk, men du bør forstå prinsippet for å oppdage eventuelle feil.
Kontoplanen inneholder egne kontoer for MVA. Konto 2700 brukes for utgående MVA, konto 2710 for inngående MVA, og konto 2740 er oppgjørskontoen der netto MVA beregnes. Riktig bruk av disse kontoene er avgjørende for korrekt MVA-rapportering.
Mange regnskapsprogrammer setter opp MVA-kontering automatisk basert på MVA-koden du velger. Likevel bør du kontrollere at MVA-beløpene stemmer, spesielt for transaksjoner med ulike MVA-satser.
Kontoplanen danner grunnlaget for alle regnskapsrapporter. Resultatregnskapet hentes fra kontoklasse 3 til 8. Balansen hentes fra kontoklasse 1 og 2. Jo bedre kontoplanen er satt opp, desto mer nyttige blir rapportene.
Med en gjennomtenkt kontoplan kan du enkelt se hva bedriften bruker penger på, hvilke inntektskilder som er størst og hvordan kostnadene fordeler seg. Denne informasjonen er verdifull for å øke lønnsomheten i bedriften.
Den vanligste feilen er å bruke for få kontoer. Da mister du detaljer som kunne gitt deg verdifull innsikt. Men det er også mulig å bruke for mange kontoer, som gjør regnskapet unødvendig komplisert.
En annen feil er inkonsekvent kontering. Hvis du fører kontorrekvisita på ulike kontoer fra gang til gang, mister rapportene sin verdi. Lag klare retningslinjer for kontering og følg dem konsekvent.
Ulike bransjer har ulike behov. En restaurantbedrift trenger detaljerte varekostkontoer for mat og drikke. En IT-bedrift har kanskje flere kontoer for lisenskostnader og skytjenester. En håndverksbedrift trenger kontoer for materialinnkjøp og underentreprenører.
En moderne hudpleieklinikk vil ofte ha behov for egne kontoer knyttet til behandlinger, produktutsalg og timebestillinger.
Poenget er at grunnstrukturen i NS 4102 er den samme, men detaljnivået tilpasses. Start med standardkontoplanen og legg til de kontoene du faktisk trenger. Unngå å opprette kontoer du aldri kommer til å bruke.
Moderne regnskapsprogrammer som Fiken, Tripletex og Visma eAccounting leveres med ferdige kontoplaner. Du kan tilpasse disse etter behov. Programmene foreslår ofte riktig konto automatisk basert på leverandør eller transaksjonstype.
Bruker du skybasert regnskap, kan regnskapsføreren din enkelt se og justere kontoplanen uten å være fysisk til stede. Dette gjør samarbeidet smidigere og sikrer at kontoplanen holdes oppdatert.
En kontoplan er det systematiske rammeverket for regnskapet. NS 4102 gir en felles standard med kontoklasse 1 til 8 som dekker balanse og resultat. Riktig bruk av kontoplanen sikrer oversiktlig bokføring, korrekt rapportering og nyttige regnskapsrapporter.
Tilpass kontoplanen til din virksomhet i samråd med regnskapsføreren, og vær konsekvent i konteringen for å få maksimal verdi ut av regnskapstallene.
