De fleste bedriftseiere ser på regnskapet som en lovpålagt plikt. Men regnskapet er mye mer enn det. Det er det viktigste styringsverktøyet du har for å forstå og forbedre bedriftens økonomi. Bruker du tallene aktivt, kan du øke lønnsomheten betydelig.
Nøkkelen er å gå fra passiv rapportering til aktiv styring. I stedet for å bare levere MVA-meldinger og årsregnskap, bør du bruke regnskapstallene til å ta beslutninger om prising, kostnadsreduksjon og vekst.
For å bruke regnskapet effektivt, må du forstå noen viktige nøkkeltall. Her er de mest relevante for småbedrifter.
| Nøkkeltall | Formel | Hva det forteller deg |
| Bruttomargin | (Inntekt - varekost) / Inntekt | Hvor mye du sitter igjen med etter varekostnader |
| Resultatmargin | Resultat før skatt / Inntekt | Total lønnsomhet etter alle kostnader |
| Likviditetsgrad 1 | Omløpsmidler / Kortsiktig gjeld | Evnen til å betale kortsiktige forpliktelser |
| Gjeldsgrad | Total gjeld / Egenkapital | Finansiell risiko og soliditet |
| Kundefordringsdager | (Kundefordringer / Inntekt) x 365 | Gjennomsnittlig tid før kundene betaler |
Sett av tid hver måned til å gjennomgå regnskapet. Se på inntekter, kostnader og resultat sammenlignet med forrige måned og samme måned i fjor. Legg merke til trender og avvik. En fast rutine tar ikke lang tid, men gir deg verdifull innsikt.
Har du et budsjett, er det gull verdt å sammenligne faktiske tall med budsjetterte tall. Avvik forteller deg hvor det skjer noe uventet. Er inntektene lavere enn budsjettert? Er en kostnadspost høyere enn planlagt? Disse avvikene er signaler du bør handle på.
En god regnskapsfører kan hjelpe deg med å sette opp budsjett og gjennomgå avvik. De ser ofte mønstre som du selv kan overse.
Regnskapet avslører kostnader du kanskje ikke tenker over. Abonnementer som ikke brukes, leverandøravtaler som kan reforhandles eller prosesser som er ineffektive. Gå gjennom de største kostnadspostene og still spørsmålet: Er dette nødvendig? Kan vi gjøre det billigere?
Bruk kontoplanen til å dykke ned i detaljer. Hvis kontogruppe 7 (andre driftskostnader) er høy, se på underkontoene. Kanskje reisekostnader, markedsføring eller konsulentbruk er høyere enn nødvendig.
Mange bedrifter setter priser basert på magefølelse eller konkurrentenes priser. Regnskapet gir deg et bedre grunnlag. Beregn den faktiske kostnaden per produkt eller tjeneste, og sett en pris som gir ønsket margin.
Hvis bruttomarginen din er for lav, har du to alternativer: øke prisen eller redusere kostnadene. Regnskapet viser deg nøyaktig hvor mye du trenger å justere for å nå målet ditt.
En lønnsom bedrift kan fortsatt gå konkurs hvis kontantstrømmen er dårlig. Regnskapet viser deg når pengene kommer inn og når de går ut. Følg med på kundefordringsdager og leverandørgjeld for å sikre at du alltid har nok penger på konto.
Hvis kundene betaler sent, vurder å innføre kortere betalingsfrister, purrerutiner eller forskuddsbetaling. Hver dag en faktura er ubetalt, koster det deg likviditet. Bruker du et skybasert regnskapsprogram, kan du sette opp automatiske purringer.
Sammenlign bedriftens nøkkeltall med bransjegjennomsnitt. Statistisk sentralbyrå og ulike bransjeorganisasjoner publiserer nøkkeltall du kan sammenligne mot. Hvis din resultatmargin er lavere enn bransjesnittet, er det et tegn på at det er rom for forbedring.
Regnskapsføreren din kan hjelpe deg med å finne relevante sammenligningsgrunnlag og tolke forskjellene. Kanskje du har høyere lønnskostnader, lavere priser eller høyere varekost enn konkurrentene.
Smart skatteplanlegging er lovlig og kan spare bedriften for betydelige beløp. Regnskapet gir grunnlaget for å identifisere muligheter. Riktig bruk av avskrivninger, fradrag og periodiseringer kan optimalisere skattebelastningen.
Timing av investeringer og kostnadsføring kan også påvirke skatten. En regnskapsfører med rådgivningskompetanse hjelper deg å utnytte mulighetene innenfor lovens rammer.
Regnskapet kan gi deg innsikt i hvilke produkter eller tjenester som er mest lønnsomme. Ved å fordele kostnader per produkt eller prosjekt, ser du hva som faktisk tjener penger og hva som taper. Mange bedrifter oppdager at de har produkter som ikke dekker kostnadene sine.
Det samme gjelder kunder. Noen kunder er mer lønnsomme enn andre. Kunder som kjøper mye, betaler i tide og krever lite service, er mer verdifulle enn kunder som forhandler hardt, betaler sent og bruker mye av din tid. Regnskapstallene hjelper deg å identifisere dette.
Regnskapet gir deg en nåsituasjon. Bruk den som utgangspunkt for å sette konkrete økonomiske mål. Øke omsetningen med 15 prosent? Redusere driftskostnadene med 10 prosent? Forbedre bruttomarginen fra 40 til 45 prosent? Med klare mål og månedlig oppfølging av resultatregnskapet blir det lettere å styre mot forbedring.
Det viktigste steget er å gå fra å lese tall til å handle på dem. Sett deg konkrete mål basert på regnskapstallene. For eksempel: øke bruttomarginen med to prosentpoeng innen seks måneder, eller redusere kundefordringsdager fra 45 til 30 dager.
Mål fremdriften hver måned. Juster strategien hvis tallene ikke beveger seg i riktig retning. Denne kontinuerlige syklusen av måling, handling og justering er essensen av god økonomistyring.
Mange bedrifter gjør feil som går rett på bunnlinjen uten at de er klar over det. For lav prising er en klassiker. Manglende oppfølging av utestående fordringer er en annen.
Unødvendige abonnementer, for mange leverandører og dårlige innkjøpsavtaler tærer alle på lønnsomheten. Regnskapet avslører disse problemene hvis du tar deg tid til å analysere tallene.
Regnskapet er mye mer enn en lovpålagt plikt. Brukt aktivt er det ditt viktigste verktøy for å øke lønnsomheten. Følg nøkkeltall månedlig, sammenlign med budsjett og bransjetall, finn skjulte kostnader og bruk tallene til å sette riktige priser. Kombinert med god skatteplanlegging og aktiv kontantstrømstyring kan regnskapet bli din beste investering.
