Skybasert regnskap betyr at regnskapsprogrammet kjører på internett i stedet for på din lokale datamaskin. Du logger inn via nettleseren og har tilgang til regnskapet fra hvilken som helst enhet med internettforbindelse. Dataene lagres trygt i skyen hos leverandøren.
De mest kjente skybaserte regnskapsprogrammene i Norge er Fiken, Tripletex, Visma eAccounting og PowerOffice Go. Alle tilbyr abonnementsløsninger der du betaler en fast månedspris. Prisene varierer fra noen hundrelapper til flere tusen kroner per måned avhengig av funksjonalitet og antall brukere.
Den største fordelen er tilgjengelighet. Du kan sjekke regnskapet fra kontoret, hjemme eller på reise. De fleste løsninger har også mobilapper der du kan ta bilde av kvitteringer og registrere bilag direkte. Dette gjør hverdagen enklere for travle bedriftseiere.
Med skybasert regnskap slipper du å tenke på backup. Leverandøren tar automatisk sikkerhetskopier av dataene dine. Programmet oppdateres også automatisk slik at du alltid har siste versjon med oppdaterte skattesatser og rapporteringsformater.
Når du og regnskapsføreren din bruker samme skyløsning, kan begge jobbe i systemet samtidig. Regnskapsføreren ser bilagene du legger inn i sanntid og kan gjøre korrigeringer uten forsinkelser. Det reduserer kommunikasjonstid og feil.
Skybaserte løsninger tilbyr mye automatisering. Banktransaksjoner hentes automatisk inn i regnskapet. Fakturering kobles direkte til bokføringen. MVA-meldinger kan sendes direkte fra programmet. Denne automatiseringen sparer tid og reduserer risikoen for manuelle feil.
De fleste skyløsninger integrerer med andre verktøy du bruker. Nettbutikkplattformer, betalingsløsninger, CRM-systemer og prosjektstyringsverktøy kan kobles sammen. Det gir en sømløs flyt av data og mindre manuelt arbeid.
Skybasert regnskap krever stabil internettforbindelse. Uten nett har du ikke tilgang til regnskapet. For de fleste er dette sjelden et problem i dag, men det er verdt å være klar over begrensningen.
I stedet for å kjøpe et program en gang, betaler du en månedlig eller årlig avgift. Over tid kan dette bli dyrere enn tradisjonell programvare. Men du får til gjengjeld oppdateringer, support og backup inkludert.
Skyløsninger er standardiserte. Hvis bedriften din har spesielle behov, kan det hende at programmet ikke dekker alt. Store bedrifter med komplekse konsernstrukturer kan oppleve at skybaserte løsninger har begrensninger sammenlignet med tradisjonelle ERP-systemer.
| Løsning | Pris fra | Best egnet for | Styrker |
| Fiken | 149 kr/mnd | Enkeltpersonforetak, små AS | Brukervennlig, god mobilapp |
| Tripletex | 399 kr/mnd | Små og mellomstore bedrifter | Mange integrasjoner, prosjektstyring |
| Visma eAccounting | 179 kr/mnd | Små bedrifter | Del av Visma-økosystemet, godt utbredt |
| PowerOffice Go | 399 kr/mnd | Regnskapsbyråer, SMB | Kraftig rapportering, multi-selskap |
Mange er bekymret for sikkerheten når regnskapet ligger i skyen. I praksis er skyløsninger ofte tryggere enn lokale installasjoner. Leverandørene investerer tungt i sikkerhet med kryptering, redundante servere og profesjonell overvåking.
Dataene dine lagres vanligvis i datasentre innenfor EØS-området, i tråd med GDPR. De fleste leverandører tilbyr tofaktorautentisering for ekstra sikkerhet. Sammenlignet med en lokal PC som kan bli stjålet, krasje eller rammes av virus, er skyen en sikrere løsning for de fleste.
Overgangen fra tradisjonelt til skybasert regnskap trenger ikke være komplisert. De fleste leverandører tilbyr importverktøy for eksisterende data. Start gjerne ved årsskiftet for en ren overgang.
Involver regnskapsføreren din i prosessen. De kan hjelpe med å sette opp riktig kontoplan, konfigurere MVA-koder og sikre at alle åpne poster overføres korrekt. En god oppstart sparer deg for mye hodebry senere.
En stor fordel med skyløsninger er automatisert MVA-håndtering. Programmet beregner MVA automatisk og genererer MVA-meldingen klar til innsending. Du kan sende meldingen direkte til Skatteetaten fra programmet, noe som reduserer risikoen for å ikke levere i tide.
Mange lurer på om skybasert regnskap er dyrere enn tradisjonell programvare. På kort sikt kan det virke slik fordi du betaler løpende. Men når du inkluderer kostnader til oppdateringer, backup, servervedlikehold og IT-støtte for tradisjonell programvare, jevner det seg ut.
For en liten bedrift med en til fem ansatte ligger kostnaden for skybasert regnskap typisk mellom 2 000 og 6 000 kroner per år for selve programmet. Legger du til regnskapsførerhonoraret, som gjerne reduseres med et effektivt skybasert system, kan totalkostnaden bli lavere enn med tradisjonelle løsninger.
Velg en løsning som passer din bedrifts størrelse. Prøv gjerne gratis prøveperioder som de fleste leverandører tilbyr. Test brukervennligheten, mobilappen og rapporteringsmulighetene. Snakk med regnskapsføreren din om hvilken løsning de anbefaler og har erfaring med.
Når du har valgt program, sett opp bedriftsinformasjon, banktilkobling og kontoplan. Importer eventuelt historiske data. De fleste programmer har guider som hjelper deg gjennom oppsettet steg for steg.
Skybasert regnskap passer de fleste små og mellomstore bedrifter. Er du gründer, frilanser eller driver en liten bedrift, er dette ofte det beste valget. Brukervennligheten og automatiseringen gjør det overkommelig selv uten regnskapsbakgrunn.
Større bedrifter med komplekse behov bør vurdere om en skyløsning dekker alle krav. I noen tilfeller kan en hybrid tilnærming med skybasert regnskap kombinert med spesialiserte moduler for for eksempel prosjektøkonomi eller konsernregnskap være det beste.
Utviklingen går raskt. Kunstig intelligens og maskinlæring gjør at skybaserte regnskapsprogrammer blir stadig smartere. Automatisk kategorisering av bilag, prediktiv kontantstrømanalyse og intelligent avviksdeteksjon er allerede tilgjengelig i noen løsninger. Denne trenden vil bare akselerere.
Skybasert regnskap gir tilgjengelighet, automatisering og enklere samarbeid med regnskapsfører. Ulempene er avhengighet av internett og løpende kostnader. Sikkerheten er generelt bedre enn lokale løsninger.
For de fleste norske småbedrifter er skybasert regnskap det naturlige valget i dag. Velg en løsning som passer bedriftens størrelse og behov, og involver regnskapsføreren i oppsettet for best resultat.
