Regnskapsfeil er mer enn bare irriterende. De kan føre til feil skattberegning, tilleggsskatt, tvangsmulkt og i verste fall bokettersyn fra Skatteetaten. I tillegg kan feil gi deg et misvisende bilde av bedriftens økonomi, som igjen fører til dårlige beslutninger.
Hver transaksjon i regnskapet skal dokumenteres med et bilag. Kvitteringer som kastes, e-poster som slettes og utgifter som ikke registreres skaper hull i regnskapet. Bokføringsloven krever at alle bilag oppbevares i minst fem år.
Løsning: Bruk mobilappen i regnskapsprogrammet til å fotografere kvitteringer med en gang. Sett opp rutiner for at alle ansatte som har utlegg, leverer bilag fortløpende.
Bruk av feil MVA-sats, fradrag for ikke-fradragsberettiget MVA eller manglende MVA-registrering er vanlige feil. Les guiden om hvordan føre MVA i regnskapet for å unngå de vanligste fellene.
Å bruke bedriftens bankkonto til private kjøp skaper kaos i regnskapet. Hver private transaksjon må identifiseres og korrigeres manuelt. Det gjør bokføringen dyrere og øker risikoen for feil. Ved bokettersyn er dette en av de tingene Skatteetaten ser ekstra nøye på.
Løsning: Ha separate bankkontoer for privat og bedrift. Bruk aldri bedriftens kort til private kjøp under noen omstendigheter. Er det nødvendig med mellomlegg, dokumenter det som et lån til eier og sørg for tilbakebetaling.
Å føre kostnader når de betales i stedet for når de påløper, gir et misvisende resultat. Periodisering sikrer at inntekter og kostnader tilhører riktig periode. Uten periodisering kan du tro at en måned er lønnsom når den egentlig ikke er det.
Å føre utgifter på feil konto gir misvisende rapporter. Kontorrekvisita som føres som markedsføring, eller vedlikehold som føres som investering, forvrenger bildet. Bruk kontoplanen konsekvent og lag klare retningslinjer for kontering.
Bruk av feil avskrivningssats eller plassering av eiendeler i feil saldogruppe gir feil skatteberegning. Noen glemmer å avskrive i det hele tatt, mens andre avskriver eiendeler som burde vært utgiftsført direkte.
Avstemming betyr å kontrollere at saldoene i regnskapet stemmer med eksterne kilder som bankutskrifter, MVA-oppgjør og kundefordringer. Mange hopper over denne kontrollen, noe som fører til at feil ikke oppdages før det er for sent.
Løsning: Avstem bankkonto, MVA-kontoer og kundefordringer minst månedlig. Med et skybasert regnskapsprogram som henter banktransaksjoner automatisk, blir avstemmingen enklere.
Bokføringsloven krever at transaksjoner bokføres innen fire måneder etter utløpet av regnskapsmåneden. Mange lar det gå lenger, noe som gjør jobben vanskeligere og øker feilrisikoen. Gammelt materiale er vanskeligere å huske og klassifisere korrekt. Etterslep fører også til at du ikke har oppdatert informasjon om bedriftens økonomiske situasjon.
Noen bedrifter glemmer å fakturere for utført arbeid eller bruker for lang tid på å sende fakturaer. Det påvirker kontantstrømmen negativt og kan føre til at inntekter ikke rapporteres i riktig periode. Send fakturaer fortløpende og følg opp ubetalte fakturaer med purring. Mange regnskapsprogrammer har automatisk purring som gjør dette enkelt.
Den kanskje største feilen er å behandle regnskapet som en ren plikt og ikke bruke tallene aktivt. Regnskapet inneholder verdifull informasjon om bedriftens lønnsomhet, kostnadsstruktur og likviditet. Bedrifter som bruker regnskapet som styringsverktøy, tar bedre beslutninger og presterer bedre.
Den mest effektive forebyggingen er å bruke en kvalifisert regnskapsfører. De fanger opp feil før de får konsekvenser. I tillegg bør du ha gode rutiner, bruke et moderne regnskapsprogram og sette av tid til regelmessig gjennomgang av tallene.
Lag en sjekkliste for månedsslutt. Avstem bank, sjekk MVA-kontoer, kontroller at alle fakturaer er bokført og gjennomgå resultatrapporten. Denne enkle rutinen tar kort tid og fanger opp de fleste feil før de utvikler seg til problemer.
Investerer du i et skybasert regnskapsprogram med automatisk bankimport og bilagsgjenkjenning, reduseres manuelt arbeid og dermed også risikoen for feil. Automatisering er din venn i kampen mot regnskapsfeil.
Oppdager du feil i regnskapet, korriger dem umiddelbart. Gjelder feilen innleverte oppgaver, vurder om du trenger å levere endringsmelding. For feil i skattemeldingen kan du bruke egenretting via Altinn. For MVA-feil kan du korrigere i neste MVA-melding eller sende endringsmelding.
Ikke prøv å skjule feil. Skatteetaten har avanserte systemer for å oppdage avvik. Frivillig retting gir alltid bedre utfall enn å bli tatt. Vær åpen med regnskapsføreren din om feil du har oppdaget slik at de kan håndteres korrekt.
La oss sette feil i perspektiv. En bedrift som fører feil MVA-sats i to terminer kan skylde titusenvis av kroner til Skatteetaten. Tillegg for tilleggsskatt og renter kan fort doble beløpet. En bedrift som glemmer å periodisere en stor kostnad kan ende opp med å betale for mye skatt ett år og for lite neste.
Kostnaden for å forebygge feil med en regnskapsfører er typisk mellom 2 000 og 5 000 kroner per måned. Sammenlign dette med risikoen for én enkelt feil som kan koste mer enn et helt års regnskapshonorar. Forebygging er alltid billigere enn opprydding. Investerer du i riktig kompetanse og gode systemer fra start, slipper du de fleste regnskapsproblemer.
De ti vanligste regnskapsfeilene er manglende bilag, feil MVA, blanding av privat og bedrift, manglende periodisering, feil kontering, feil avskrivninger, manglende avstemming, for sen bokføring, manglende fakturering og å ignorere regnskapet som styringsverktøy.
Gode rutiner, moderne programvare og en dyktig regnskapsfører er de beste virkemidlene for å unngå disse feilene.
