Når en bedrift bruker penger på uteområdet rundt kontoret, lageret, butikken eller næringseiendommen, kan det være lett å tenke at kostnaden bare skal føres som en vanlig driftskostnad. Men skattemessig er det viktig å skille mellom vedlikehold og påkostning.
Forskjellen kan ha betydning for når bedriften får fradrag for kostnaden. Vedlikehold som bringer eiendommen tilbake til samme stand som tidligere, er som hovedregel fradragsberettiget i året kostnaden oppstår. Påkostninger som forbedrer eller endrer eiendommen, skal derimot normalt aktiveres og avskrives.
For bedrifter som eier eller leier næringseiendom, kan dette også være aktuelt når det gjøres arbeid på gårdsplassen, grøntarealer, adkomstveier eller andre deler av uteområdet.
Det grunnleggende skillet er ganske enkelt: Vedlikehold skal i utgangspunktet sette eiendommen tilbake i samme stand som tidligere, mens påkostning innebærer en forbedring eller endring.
Skatteetaten bruker blant annet vedlikehold av en tidligere asfaltert vei eller gårdsplass som eksempel på vedlikehold. Førstegangs asfaltering av en vei eller gårdsplass regnes derimot som påkostning. Tilsvarende kan opparbeiding av tomt med for eksempel vann, avløp, vei og strøm være påkostning.
Det betyr at to tilsynelatende ganske like prosjekter kan få ulik skattemessig behandling. En bedrift som reparerer et eksisterende uteområde, står derfor i en annen situasjon enn en bedrift som etablerer et helt nytt område.
Tenk deg en bedrift som har en eksisterende asfaltert gårdsplass med hull og skader. Dersom gårdsplassen repareres slik at den i hovedsak får tilbake sin tidligere funksjon og standard, vil dette kunne være vedlikehold.
Hvis bedriften derimot etablerer en helt ny asfaltert gårdsplass der det tidligere bare var grus eller gress, er situasjonen annerledes. Skatteetaten nevner førstegangs asfaltering som et eksempel på påkostning.
Det samme prinsippet kan være relevant for andre deler av uteområdet. Reparasjon og tilbakeføring av eksisterende løsninger kan være vedlikehold, mens nye konstruksjoner, utvidelser eller forbedringer kan være påkostninger.
Det er derfor ikke nødvendigvis fakturaens beskrivelse alene som avgjør hvordan kostnaden skal behandles. Man må se på hva som faktisk er gjort, hvilken stand eiendommen var i fra før, og om arbeidet innebærer en forbedring eller endring.
Uteområdet består ikke bare av asfalt, stein og bygninger. For mange virksomheter er også trær, busker, plener og grøntarealer en del av eiendommen som må vedlikeholdes.
Løpende skjøtsel, beskjæring og andre tiltak som holder et eksisterende uteområde i god stand, kan derfor være relevante vedlikeholdskostnader. Samtidig må den konkrete skattemessige behandlingen vurderes ut fra hva arbeidet faktisk innebærer.
For virksomheter som trenger profesjonell hjelp med trær på næringseiendommen, kan det være aktuelt å få utført trefelling eller beskjæring som en del av det løpende vedlikeholdet av uteområdet.
Her blir skillet enda mer interessant.
Dersom en bedrift reparerer en eksisterende løsning, kan kostnaden i enkelte tilfeller behandles som vedlikehold. Dersom bedriften samtidig bygger om området, etablerer nye arealer eller forbedrer eiendommen utover tidligere standard, kan deler av prosjektet være påkostning.
Et prosjekt kan også inneholde både vedlikehold og påkostning. Da kan kostnadene måtte fordeles mellom de to kategoriene.
Dette er en viktig grunn til at bedriften bør ta vare på tilbud, fakturaer og beskrivelser av arbeidet. Jo tydeligere det fremgår hva som faktisk er gjort, desto enklere blir det å vurdere den regnskapsmessige behandlingen.
Ifølge Hage & Landskap er godt grunnarbeid og riktig planlegging avgjørende for at uteområder skal holde seg stabile og funksjonelle over tid. De trekker blant annet frem grunnarbeid, drenering og riktig utførelse som sentrale faktorer ved prosjekter som steinlegging og opparbeiding av uteområder.
Det er lett å fokusere på spørsmålet «kan jeg trekke dette fra?», men det riktige spørsmålet er egentlig hvordan skal kostnaden behandles?
Vedlikeholdskostnader på virksomhetens eiendom er som hovedregel fradragsberettiget i året kostnaden oppstår, mens påkostninger på virksomhetens eiendom må aktiveres og avskrives.
Det betyr ikke nødvendigvis at en påkostning «ikke gir fradrag». Forskjellen er først og fremst at kostnaden ikke nødvendigvis kan trekkes fra fullt ut med én gang. Den må i stedet behandles som en del av eiendommens skattemessige verdi og avskrives etter gjeldende regler.
Når bedriften bestiller arbeid på uteområdet, er det lurt å sørge for at dokumentasjonen beskriver hva som faktisk er utført. En faktura som bare sier «arbeid uteområde» gir mindre informasjon enn en faktura som spesifiserer eksempelvis reparasjon av eksisterende dekke, beskjæring av trær, etablering av nytt areal eller dreneringsarbeid.
Dette gjør det enklere å vurdere om kostnaden gjelder vedlikehold, påkostning eller eventuelt må fordeles mellom de to.
Er du usikker på hvordan en konkret kostnad skal behandles, bør du ta den opp med regnskapsfører før kostnaden bokføres. Det gjelder særlig større prosjekter der flere typer arbeid utføres samtidig.
Når bedriften bruker penger på uteområdet, bør du først spørre: Hva var der fra før, og hva har arbeidet faktisk gjort med eiendommen?
Reparasjon og tilbakeføring til tidligere stand kan være vedlikehold. Nye løsninger, forbedringer og endringer kan være påkostning. Skillet påvirker hvordan kostnaden skal behandles skattemessig, og større prosjekter bør derfor vurderes før arbeidet starter.
God dokumentasjon fra leverandøren og en tidlig avklaring med regnskapsfører kan gjøre det langt enklere å få riktig behandling av kostnadene.
